Сборник материалов Конференции молодых специалистов НГОНБ - 2015

161 • базовый уровень  – нормативно-правовые документы (внеш- ние законодательные и нормативные документы). Данная структура документов «Электронная база нормативных до- кументов НГОНБ» была разработана и внедрена в электронном виде в локальной сети библиотеки путем размещения электронной версии оригинала документов в формате PDF. Защита электронных докумен- тов СМК обеспечивается системой ограниченного доступа. Таким об- разом, все сотрудники библиотеки могут осуществлять оперативный поиск и использование необходимых актуализированных документов. Все документы СМК библиотеки являются управляемыми (кон- трольные, учтенные экземпляры). Документы, утратившие актуаль- ность могут оставаться в базе в статусе информационных (справоч- ных). Оригиналом внутреннего документа СМК является утвержден- ный директором НГОНБ экземпляр с собственноручной подписью. Электронная версия оригинала документа, размещенная на диске ра- бочих групп (R:) является учтенным экземпляром. Распределение ответственности при управлении документами в значительной степени влияет на результативность процесса. Со- гласование, проверка и актуализация документов каждого отдела яв- ляется ответственностью начальников отделов. Сотрудники отделов отвечают за разработку, учет и хранение документов. Своевремен- ный мониторинг и оценку результативности управления документа- цией в библиотеке проводит Представитель руководства по качеству. Работы по внедрению процесса «Управление документацией» в постоянную деятельность библиотеки проходили в несколько эта- пов, которые напрямую связаны со структурой документов СМК. В марте 2014 года в библиотеке утверждена 2‑я редакция «Политики в области качества», в разработке, обсуждении и внесении предло- жений в этот документ участвовал весь коллектив. Далее на основе «Политики в области качества» были установлены «Цели и задачи в области качества деятельности ГАУК НСО НГОНБ» на 2014 год. При этом, перед руководством библиотеки и начальниками отделов стояла задача установить взаимосвязь стратегии развития с основ- ными направлениями Политики в области качества, целями НГОНБ, целями отделов и индивидуальными целевыми показателями работ- ников. В итоге каждый отдел библиотеки установил цели, учитывая положения документов 1-го уровня (на рис. 1 приведен фрагмент це- лей и задач оного из отделов библиотеки).