Сборник материалов Конференции молодых специалистов НГОНБ - 2011

133 6. Составление сметы Смета – это список затрат на проведение фестиваля. Часть за- трат финансируется за счет средств бюджета, часть – это собствен- ные средства организации. Средства спонсоров, как правило, на- правлены на финансирование конкретных направлений, и могут не учитываться при составлении сметы на финансирование из бюджета. Смета составляется заранее, так что планировать все нужно максимально точно, насколько это возможно. В случае ежегодно проводимого фестиваля можно ориенти- роваться на затраты прошлых лет. Но не лишним будет заранее, на этапе составления сметы, до заключения договоров (некоторые договора требуют указания точных дат и времени, что может стать известно гораздо позже) связаться с партнерами для уточнения цен и для согласования в устной форме взаимодействия. Однако всегда нужно быть готовым искать пути выхода и обхода в случаях вне- запных изменений. К тому же всегда следует помнить об особенностях финан- сирования бюджетного учреждения. Работая первый раз с такими организациями, многие коммерческие структуры испытывают не- доверие. Для подтверждения наших «чистых финансовых намере- ний» приходится использовать гарантийные письма. Работа с финансовой отчетностью осуществляется на всех этапах подготовки и проведения фестиваля. Об этом должны быть осведомлены все участники орг-группы, а также по отдельным мо- ментам – писатели – участники фестиваля. 7. Обеспечение проживания, питания и логистики для участников Приезд . Здесь нужно четко обговорить места отправления, время прибытия и паспортные данные. Очень важна точность в этой информации. За изменения данных транспортные компании берут штрафы, что не предусмотрено финансированием. Питание . Количество людей на питание и меню планируется заранее. Однако все равно по ходу нужна корректировка. Поэтому важно подобрать лояльные предприятия питания, которые могли бы пойти на встречу в каких-то ситуациях.